Handleiding digitaal opname- en facturatieproces tussen ouderenvoorzieningen en zorgkassen

eWZCfin handleiding ouderenvoorzieningen 1.11pdf bestand1.1mb

In deze handleiding wordt ingegaan op het digitaal opname- en facturatieproces tussen ouderenvoorzieningen en zorgkassen.

Hierin worden enerzijds de procedures beschreven zoals bepaald in de regelgeving en anderzijds wordt er ingegaan op de manier van werken van de module eWZCfin.

Meer info over de controles die door de module eWZCfin worden uitgevoerd vindt u op deze pagina. 
  

Op 5 december 2024 werd versie 1.11 gepubliceerd.

Daarin staan de volgende wijzigingen ten opzichte van versie 1.10:
•    Aangepaste linken naar de website van het Departement Zorg. 
 

Op 27 september 2024 werd versie 1.10 gepubliceerd.

Daarin stonden de volgende wijzigingen ten opzichte van versie 1.9:

• Aanvulling dat zorgkassen, indien na 10 werkdagen een bericht nog steeds de status “in beraad” heeft, de zorgkas binnen de periode van 11 werkdagen en 1 maand na ontvangstdatum van het bericht met status ‘in beraad’ het bericht zal behandelen. 

Op 28 februari 2024 werd versie 1.9 gepubliceerd.

Daarin stonden de volgende wijzigingen ten opzichte van versie 1.8:

• Toevoeging p11. “De tegemoetkoming voor de opvang van personen in een CVK met een bijkomende erkenning“
• Tabel 10. Voorbeeld 1 geschrapt en voorbeeld 3 aangepast aangezien onderscheid ROB/RVT niet meer van toepassing is
• 4.4.4. Annuleren opname en indicatiestelling herschreven nav release maart 2024
• 7.1.1. toevoeging “Dat kan vanaf het verstrijken van de meldingstermijn (10 werkdagen)”
• 8.2. vraag m.b.t. papieren documenten werd geschrapt
• 8.4. vraag m.b.t. papieren zendingen en moment van factureren werden geschrapt
• P. 71 eCalcura berekend de BTZ sinds 1/1/2024 ipv RAAS 

Op 6 juli 2023 bezorgden we versie 1.8 aan de ouderenvoorzieningen.

Daarin stonden de volgende wijzigingen ten opzichte van versie 1.7:

• De meest recente lijst met prestatiecodes werd toegevoegd aan de handleiding. 

Op 19 september 2022 bezorgden we versie 1.6 aan de ouderenvoorzieningen.

De volgende wijzigingen werden aangebracht ten opzichte van de versie 1.5:

• Tabel 2. Overzicht soorten voorzieningen en afhankelijkheidscategorieën van toepassing vanaf 01/01/2023
• 2.2.1. Schrappen term “met een bijkomende erkenning”
• 3.3.4. Overgangsbepalingen reiskosten CDV – geschrapt
• 4.1.2.5. Opdeling tot en met 31/12/2022
• Pagina 27: Tabel “RVT” geschrapt
• 4.3.3.2. Wijzigingen VIA-6 verwerkt in de tekst
• 4.5.2. Impact van VIA6 op te versturen berichten: paragraaf verwijderd
• Tabel 14. Prestatiecodes vanaf 1 januari 2023 -> hierover volgt later nog meer informatie
• 7.5.1.4 Definities dagprijs, extra vergoedingen, voorschotten ten gunste van derden toegevoegd 

Op 4 april 2022 bezorgden we versie 1.5 aan de ouderenvoorzieningen.

De volgende wijzigingen werden aangebracht ten opzichte van de versie 1.4:

• Niet gebruikte afkortingen werden geschrapt;
• 3.1.1. Het bedrag van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf;
• 3.1.2. Aanvulling kine;
• 3.1.3. & 3.1.4. De basistegemoetkoming in centra voor dagverzorging;
• 4.1.1. Meldingstermijn – aangepaste procedure;
• 4.1.2.6. Voetnoot 6;
• 4.3. Bij heropname binnen 30 dagen moet er geen nieuwe indicatiestelling worden verstuurd;
• 4.3.2. Toevoeging optelsom scores KATZ;
• 4.3.3. Veralgemening richtlijn ondertekening indicatiestelling bij diagnostisch bilan dementie;
• 4.4.1. Het chronologisch versturen van gegevens;
• 4.4.5. Wijzigen van eerder doorgestuurde gegevens buiten de meldingstermijn;
• 4.5.2. Impact VIA 6;
• 4.6.4. Aanvulling aanvaarde datum;
• 4.8 & 7.6 Wijzigingen ten opzichte van de federale regelgeving: geschrapt;
• 7.5.1.3.4. Prestatiecode tijdelijke afwezigheid geschrapt;
• 7.8.2. Verjaringstermijn: stuitingsbrief moet minimaal INSZ-nummers en prestatiedatums bevatten;
• 8. Formuleringen aangepast zodat deze up-to-date zijn;
• Bijlage 2 herschreven zodat overeenstemt met communicatie van 25/11/2021;
• Bijlage 4 Richtlijnen KATZ toegevoegd. 

Op 1 juli 2021 bezorgden we versie 1.4 aan de ouderenvoorzieningen.

De volgende wijzigingen werden aangebracht ten opzichte van de versie 1.3:

• 1.2 Automatische rechtentoekenning zorgbudget ook voor CVK en CDV C & Cd;
• 2.2.1. Update omschrijving type voorzieningen;
• 3.1. Basistegemoetkoming voor zorg: aanpassing o.w.v. VIA 6 - akkoord;
• 4.1.2.6. & 4.1.2.7. Einde van de opname en einde van de verblijfsovereenkomst;
• 4.3.3.2. Diagnostisch bilan dementie: verhuis personen met een diagnostisch bilan dementie tussen ROB en RVT toegestaan (VIA 6);
• 4.6.1.4. Berichten die langer dan 2 maanden in beraad staan zullen worden geweigerd door de zorgkas;
• 7.2.1. Algemeen proces verwerking zending;
• 7.5.1.2. Lijst met prestatiecodes van toepassing tot 1/1/2023;
• 7.5.5. Controle op capaciteit per kalenderjaar;
• 9.2.2.2.1. Meldingstermijn houdt rekening met datum en tijdstip van opname;
• 9.2.2.2.5. Wijziging indicatiestelling laattijdig; 

Op 21 april 2021 werd versie 1.3 gepubliceerd.  

De volgende wijzigingen werden aangebracht ten opzichte van de versie 1.2:

• Procedure overmacht meldingstermijn
• 4.2.8. Digitale handtekening 

Op 7 december 2020 werd versie 1.2 gepubliceerd.  

De volgende wijzigingen werden aangebracht ten opzichte van de versie 1.1:  

• Algemeen: Wijziging terminologie
  • “Dagverzorgingscentrum” wordt “centrum voor dagverzorging”
  • “Dagverzorgingscentrum voor zorgafhankelijke ouderen” wordt “centrum voor dagverzorging voor zorgafhankelijke personen”
  • “Dagverzorgingscentrum voor personen met een ernstige ziekte “wordt “centrum voor dagverzorging met een bijkomende erkenning voor personen met een ernstige ziekte”
• Algemeen: toevoeging verwijzingen naar de webpagina met de actuele bedragen: https://www.zorg-en-gezondheid.be/bedragen-financiering-ouderenzorg. 
• In deel 2.1.2 wordt verder gespecifieerd voor welke personen het zorgbudget voor zwaar zorgbehoevenden wel of niet automatisch wordt toegekend.
• Deel 4.1.2.2: implementatie uren.
• Deel 4.1.2.3: verduidelijking tijdelijke afwezigheid.
• Deel 4.1.3.3. O & A in CDV hebben geen recht op een tegemoetkoming voor zorg en deze opnames kan dus niet worden doorgestuurd naar de zorgkassen via eWZCfin.
• Deel 4.2 Meldingstermijn indicatiestelling = 5 werkdagen.
• Deel 4.3.2. Enkel bij wijziging afhankelijkheidscategorie moet nieuwe indicatiestelling worden verzonden.
• Deel 7.5.1. Wijziging datum inwerkingtreding nieuwe lijst prestatiecodes naar 1/1/2022.
• Deel 7.5.3. en deel 7.5.4. toegevoegd
• Deel 7.5.9 Ook als de basistegemoetkoming gelijk is aan 0€ moet deze worden gefactureerd door centrum voor dagverzorging.
• Overgangsmaatregelen: geschrapt
• Bijlage 2: berekening aanvaarde datum  
• Bijlage 3: implementatie minimale verblijfsduur  

Op 19 juni 2019 werd versie 1.1 bezorgd aan de ouderenvoorzieningen.

De volgende wijzigingen werden aangebracht ten opzichte van de versie 1.0 :

• In deel 2.1.2 wordt vermeld dat er een automatische rechtentoekenning van het zorgbudget voor zwaar zorgbehoevenden zal zijn vanaf de start van de digitale communicatie met de zorgkassen.
• In deel 3.1 wordt de aanvulling gemaakt dat de basistegemoetkoming voor zorg in een woongelegenheid WZC zonder bijkomende erkenning en in een CVK geen kinesitherapieverstrekkingen bevat.
• In deel 4.1.2 is toegevoegd dat er recht is op de tegemoetkoming voor zorg indien door overlijden niet wordt voldaan aan de minimale verblijfsduur en dat bij een verhuis van woongelegenheid binnen een WZC men 12u hanteert als richtlijn.
• Deel 4.1.4. omvat nu een uitgebreidere omschrijving van het concept “ongeval”.
• In deel 7.5.1.3.2 & 7.5.1.3.3 wordt het regulariseren van bepaalde prestatiecodes verder toegelicht.
• Deel 7.5.4 beschrijft de procedure die dient te gevolgd te worden bij een regularisatie.
• Deel 9 bevat enkele bijkomende veel voorkomende vragen inzake de VSB-verzekeringsstatus. 

Op 25 maart 2019 werd de eerste versie van de handleiding eWZCfin bezorgd aan de ouderenvoorzieningen. 

Departement Zorg
Afdeling Woonzorg
financieringouderenzorg@vlaanderen.be 
02 553 35 09