Opleiding over de sectorspecifieke transparante boekhouding in de residentiële ouderenzorg

De sectorspecifieke transparante boekhouding reikt een methodiek aan om alle kosten en opbrengsten van een woonzorgcentrum, in voorkomend geval met bijbehorend (oriënterend) centrum voor kortverblijf, te rapporteren in een hiertoe ontwikkeld sjabloon. 

Hieronder kan u het sjabloon voor boekjaar 2025 terugvinden:

Sjabloon rapporteringsverplichting BJ2025xls bestand2.8mb

In dit sjabloon zitten er beperkte aanpassingen tegenover de versie van het pilootproject boekjaar 2024.

Hieronder kan u enkele uitgewerkte voorbeelden terugvinden:

• Openbare voorziening met uitgegeven keuken en wasserij inclusief cafetaria en voorschotten ten gunste van 3denxls bestand2.8mb
• Openbare voorziening met eigen keuken en uitgegeven wasserij inclusief cafetaria en voorschotten ten gunste van 3denxls bestand2.7mb
• Onderneming waarvan de analytische boekhouding wordt gevoerd op niveau van de campus, die meerdere activiteiten omvat. Er is een eigen keuken en technische dienst en de cijfers van het WZC omvatten de cafetaria.xls bestand2.9mb
   

Om u te ondersteunen bij het doorlopen van de 5 stappen van het sjabloon, kunt u gebruik maken van:

• een handleiding over het sjabloonpdf bestand3.1mb
• online video’s over de transparante sectorspecifieke boekhouding in de residentiële ouderenzorg

Om uw voortgang te kunnen bijhouden, kan u ook gebruik maken van e-learnings, waar u de video’s kan terugvinden voor uw specifieke situatie:

• E-learning ervaren deelnemer: openbare voorziening
• E-learning ervaren deelnemer: onderneming
• E-learning nieuwe deelnemer: openbare voorziening
• E-learning nieuwe deelnemer: onderneming met enkel 1 WZC
• E-learning nieuwe deelnemer: onderneming met meerdere activiteiten die nog geen analytische boekhouding heeft  (full) 
• E-learning nieuwe deelnemer: onderneming met meerdere activiteiten die nog geen analytische boekhouding heeft (light)

Verder is er ook nog ondersteuningsmateriaal voorzien in de vorm van:  

• excel tips
• een e-learning module met wijzigingen die aan het sjabloon en de methodiek zijn doorgevoerd tussen de piloot en het opleidingstraject m.b.t boekjaar 2023
• een overzicht met daarin de wijzigingen die aan het sjabloon en de methodiek zijn doorgevoerd na het opleidingstraject m.b.t boekjaar 2023pdf bestand950.1kb
• veelgestelde vragen of FAQpdf bestand372.2kb
• een handleiding over het e-loketpdf bestand1.3mb
• Een mapping tabel om het element te kunnen afleiden van de IFIC code of de aard van een medewerker xls bestand34.5kb
   

Ondersteuning
Om woonzorgcentra optimaal te ondersteunen bij het invullen van het sjabloon, organiseert het Departement Zorg in samenwerking met Möbius elk jaar een digitaal opleidingstraject (waarbij de documentatie een update krijgt en voorzieningen d.m.v. vragensessies, de helpdesk etc. individuele ondersteuning kunnen krijgen).
Het nieuwe opleidingstraject is gestart in maart 2026. Verder op deze pagina vind je meer informatie over het kick-off overleg 2026.
Verdere details vind je terug in jouw mailbox via de nieuwsflits. Deze nieuwsbrieven komen systematisch ook terecht op deze opleidingspagina.

Wil je een individuele vragensessie inplannen? Ook dat is nog altijd mogelijk en kan je inboeken via deze link.  

Collectieve feedbacksessie (BJ2024)
Er werd een plenaire feedback sessie georganiseerd op dinsdag 16 december 2025. Deze feedbacksessie werd georganiseerd voor de deelnemers die hun sjabloon BJ 2024 indienden en werd opgenomen. Tijdens de sessie werd een overzicht gegeven van de onduidelijkheden en fouten die naar voren kwamen bij de controle van deze sjablonen.
De opname kan u hier terugvinden en ook de presentatie zelf staat hier pdf bestand1.1mbter beschikking. Deze materialen kunnen een waardevolle ondersteuning bieden wanneer u vastloopt tijdens het invullen van het sjabloon of als extra controlemiddel achteraf, om na te gaan of gelijkaardige fouten werden vermeden. 
 

Wanneer?
De uiterste indieningsdatum voor de sjablonen is 30 september 2026. Voor voorzieningen waarvan het boekjaar niet eindigt op 31 december 2025, vragen we om contact op te nemen via boekhouding.ouderenzorg@vlaanderen.be 

Wie?
De verplichting geldt voor alle Vlaamse woonzorgcentra. Het opleidingsmateriaal richt zich tot medewerkers van woonzorgcentra die (mede)verantwoordelijk zijn voor het invullen van het rapporteringssjabloon zoals boekhouders, controllers, medewerkers personeelsdienst,... en die zich willen informeren over het opleidingstraject.

Bent u diegene die zal deelnemen aan het opleidingstraject voor uw organisatie? Vergeet dan zeker niet om uw contactgegevens door te geven. Dit doet u eenvoudig door in het e-loket een contactpersoon toe te voegen voor het thema 'FinWeerbaarheid'. De contactpersonen die u doorgeeft via het e-loket zullen geïnformeerd worden en een uitnodiging ontvangen wanneer er sessies worden georganiseerd. Uiteraard kan u de uitnodigingen voor de sessies (vb. de vragensessies tijdens het opleidingstraject) nadien nog doorsturen naar andere personen binnen of buiten uw organisatie (vb. externe boekhouders).
 

Methodiek openbare besturen 
Woonzorgcentra uitgebaat door lokale besturen (OCMW’s) of welzijnsverenigingen kunnen voor BJ2025 (net zoals voorgaande boekjaren) vertrekken van de kosten en opbrengsten die duidelijk toewijsbaar zijn aan het WZC, voor het invullen van het rapporteringssjabloon. Als er nog kosten en opbrengsten zijn die nog niet kunnen worden toegewezen aan het WZC, kan dit in het sjabloon worden aangegeven (in tabblad Stap 3 Vragenblad). De werkwijze blijft voor de rapportering ongewijzigd en sluit volledig aan bij de methodiek die tijdens voorgaande opleidingstrajecten werd toegelicht.

Vanaf BJ2026 is er wel de verwachting om ‘het complete plaatje’ (inclusief eventuele kosten/opbrengsten van ondersteunende diensten, infrastructuurkosten, intrestkosten etc.) in kaart te brengen. Met deze overgang streven we naar een meer geïntegreerde en transparante boekhouding, die lokale besturen toelaat om hun financiële gegevens op een uniforme wijze te ontsluiten en te analyseren. 

Om u maximaal te ondersteunen bij deze overstap, zullen wij tijdig duidelijke instructies, handleidingen en begeleidende videomaterialen ter beschikking stellen. Deze materialen helpen u om de nieuwe werkwijze vlot toe te passen en de continuïteit van de rapportering te waarborgen.

Wij blijven uiteraard beschikbaar voor bijkomende vragen of verduidelijkingen. 

Extra informatie
Hieronder kan u onze nieuwsbrieven en -flitsen met concrete informatie terugvinden:

• Nieuwsbrief 6: 30/09/2025
• Nieuwsbrief 7: 28/10/2025
• Nieuwsbrief 8: 05/12/2025
• Nieuwsbrief 9: 02/02/2026
   

De contactpersonen die zijn toegevoegd aan het dossier van FinWeerbaarheid in het e-loket ontvangen deze nieuwsbrieven automatisch.
Als u geen toegang heeft tot het e-loket en de nieuwsbrieven toch graag wilt ontvangen, dan kan u zich hier inschrijven.

Meer informatie over het project staat ook op de algemene webpagina.

 

Contact
Hebt u na het raadplegen van de handleiding en het bekijken van de video's nog dringende vragen die niet kunnen wachten tot de vragensessie?

U kan ook contact opnemen via boekhouding.ouderenzorg@vlaanderen.be