Opleiding over de transparante sectorspecifieke boekhouding in de residentiële ouderenzorg

De transparante sectorspecifieke boekhouding reikt een methodiek aan om alle kosten en opbrengsten van een woonzorgcentrum, in voorkomend geval met bijbehorend (oriënterend) centrum voor kortverblijf, te rapporteren in een hiertoe ontwikkeld sjabloon. 

Hieronder kan u het sjabloon voor boekjaar 2024 en enkele uitgewerkte voorbeelden terugvinden:

Sjabloon zachte uitrol 2024 (gewijzigd op 11/08/2025)xls bestand3.3mb

Eind maart komt het rapporteringssjabloon voor boekjaar 2025 online (hier zullen beperkte aanpassingen in zitten).

Hieronder kan u enkele uitgewerkte voorbeelden terugvinden:

• Openbare voorziening met uitgegeven keuken en wasserij inclusief cafetaria en voorschotten ten gunste van 3denxls bestand3.3mb
• Openbare voorziening met eigen keuken en uitgegeven wasserij inclusief cafetaria en voorschotten ten gunste van 3denxls bestand3.3mb
• Onderneming waarvan de analytische boekhouding wordt gevoerd op niveau van de campus, die meerdere activiteiten omvat. Er is een eigen keuken en technische dienst en de cijfers van het WZC omvatten de cafetariaxls bestand3.4mb.
   

Om u te ondersteunen bij het doorlopen van de 5 stappen van het sjabloon, kunt u gebruik maken van:

• een handleiding over het sjabloonpdf bestand3.1mb
• online video’s over de transparante sectorspecifieke boekhouding in de residentiële ouderenzorg

Om uw voortgang te kunnen bijhouden, kan u ook gebruik maken van e-learnings, waar u de video’s kan terugvinden voor uw specifieke situatie:

• E-learning ervaren deelnemer: openbare voorziening
• E-learning ervaren deelnemer: onderneming
• E-learning nieuwe deelnemer: openbare voorziening
• E-learning nieuwe deelnemer: onderneming met enkel 1 WZC
• E-learning nieuwe deelnemer: onderneming met meerdere activiteiten die nog geen analytische boekhouding heeft  (full) 
• E-learning nieuwe deelnemer: onderneming met meerdere activiteiten die nog geen analytische boekhouding heeft (light)

Verder is er ook nog ondersteuningsmateriaal voorzien in de vorm van:  

• excel tips
• een e-learning module met wijzigingen die aan het sjabloon en de methodiek zijn doorgevoerd tussen de piloot en het opleidingstraject m.b.t boekjaar 2023
• een overzicht met daarin de wijzigingen die aan het sjabloon en de methodiek zijn doorgevoerd na het opleidingstraject m.b.t boekjaar 2023pdf bestand950.1kb
• veelgestelde vragen of FAQpdf bestand271.1kb
• een handleiding over het e-loketpdf bestand1.3mb
• Een mapping tabel om het element te kunnen afleiden van de IFIC code of de aard van een medewerker xls bestand34.5kb
   

Ondersteuning
Om woonzorgcentra optimaal te ondersteunen bij het invullen van het sjabloon, organiseert het Departement Zorg in samenwerking met Möbius elk jaar een digitaal opleidingstraject (waarbij de documentatie een update krijgt en voorzieningen de kans krijgen om d.m.v. vragensessies, de helpdesk etc. individuele ondersteuning kunnen krijgen).
We plannen de start van het nieuwe opleidingstraject voor de tweede helft van maart.  
Tijdens de week van 23 maart organiseren we een kick-off overleg en plaatsen we alle documentatie - die een beperkte update krijgt voor data 2025 – online. Verdere details vind je terug in jouw mailbox via de nieuwsflits. Deze nieuwsbrieven komen systematisch ook terecht op deze opleidingspagina. Kan je die week niet aansluiten of kan je nog niet starten met de opleiding? Geen probleem. Alle informatie blijft online beschikbaar en kan je achteraf raadplegen. 

Wil je een individuele vragensessie inplannen? Ook dat is nog altijd mogelijk en kan je inboeken via deze link.  

Collectieve feedbacksessie (BJ2024)
Er werd een plenaire feedback sessie georganiseerd op dinsdag 16 december 2025. Deze feedbacksessie werd georganiseerd voor de deelnemers die hun sjabloon BJ 2024 indienden en werd opgenomen. Tijdens de sessie werd een overzicht gegeven van de onduidelijkheden en fouten die naar voren kwamen bij de controle van deze sjablonen.
De opname kan u hier terugvinden en ook de presentatie zelf staat hier pdf bestand1.1mbter beschikking. Deze materialen kunnen een waardevolle ondersteuning bieden wanneer u vastloopt tijdens het invullen van het sjabloon of als extra controlemiddel achteraf, om na te gaan of gelijkaardige fouten werden vermeden. 
 

Wanneer?
De start van het nieuwe opleidingstraject is gepland in de week van 23 maart 2026. In die week organiseren we een kick-offoverleg en stellen we alle documentatie online ter beschikking. De documenten worden beperkt geactualiseerd en afgestemd op de gegevens van boekjaar 2025.

De uiterste indieningsdatum voor de sjablonen is 30 september 2026. Voor voorzieningen waarvan het boekjaar niet eindigt op 31 december 2025, vragen we om contact op te nemen via boekhouding.ouderenzorg@vlaanderen.be 

Wie?
De verplichting geldt voor alle Vlaamse woonzorgcentra. Het opleidingsmateriaal richt zich tot medewerkers van woonzorgcentra die (mede)verantwoordelijk zijn voor het invullen van het rapporteringssjabloon zoals boekhouders, controllers, medewerkers personeelsdienst,... en die zich willen informeren over het opleidingstraject.

Bent u diegene die zal deelnemen aan het opleidingstraject voor uw organisatie? Vergeet dan zeker niet om uw contactgegevens door te geven. Dit doet u eenvoudig door in het e-loket een contactpersoon toe te voegen voor het thema 'FinWeerbaarheid'. De contactpersonen die u doorgeeft via het e-loket zullen geïnformeerd worden en een uitnodiging ontvangen wanneer er sessies worden georganiseerd. Uiteraard kan u de uitnodigingen voor de sessies (vb. de vragensessies tijdens het opleidingstraject) nadien nog doorsturen naar andere personen binnen of buiten uw organisatie (vb. externe boekhouders).
 

Extra informatie
Hieronder kan u onze nieuwsbrieven en -flitsen met concrete informatie terugvinden, de contactpersonen financiële weerbaarheid krijgen deze flits geregeld in hun mailbox:

• Nieuwsbrief 1: 10/03/2025
• Nieuwsbrief 2: 31/03/2025
• Nieuwsbrief 3: 12/05/2025
• Nieuwsbrief 4: 08/07/2025
• Nieuwsbrief 5: 29/08/2025
• Nieuwsbrief 6: 30/09/2025
• Nieuwsbrief 7: 28/10/2025
• Nieuwsbrief 8: 05/12/2025
   

De contactpersonen die zijn toegevoegd aan het dossier van FinWeerbaarheid in het e-loket ontvangen deze nieuwsbrieven automatisch.
Als u geen toegang heeft tot het e-loket en de nieuwsbrieven toch graag wilt ontvangen, dan kan u zich hier inschrijven.

Meer informatie over het project staat ook op de algemene webpagina.

 

Contact
Hebt u na het raadplegen van de handleiding en het bekijken van de video's nog dringende vragen die niet kunnen wachten tot de vragensessie?

U kan ook contact opnemen via boekhouding.ouderenzorg@vlaanderen.be