Technische informatie voor huisartsenkringen

Er wordt gewerkt met twee vragenlijsten:

• een huisartsenvragenlijst die iedere huisarts en huisarts in opleiding zal ontvangen (als deze aangesloten is bij een huisartsenkring of zijn/haar gegevens gekend zijn bij een huisartsenkring). Duurtijd: 5 minuten.
• een praktijkvragenlijst die iedere huisartsenpraktijk ontvangt. Deze vragenlijst is iets uitgebreider en peilt naar de organisatie van de praktijk. Ook een praktijkverpleegkundige, administratief medewerker of andere zorgverlener werkzaam in de praktijk kan deze vragenlijst invullen. Duurtijd: 20 minuten.

• De huisartsenkring geeft de contactgegevens door van de huisartsen, huisartsen in opleiding en praktijken.
  Dat gebeurt via het e-loket en via een sjabloonxls bestand20.1kb.
• Dit werd ingeschreven als een erkenningsvereiste voor de huisartsenkring, in artikel 8, 8° van het BVR betreffende de huisartsenkringen van 26/06/2015.
• De huisartsenkring werkt ook mee aan het behalen van een hoge responsgraad bij huisartsen en huisartsenpraktijken. Hiervoor maakte het Departement Zorg onder andere een filmpje waarin enkele huisartsen zelf het woord nemen over het belang van de bevraging.
• Op vraag van de huisartsenkringen werkte het departement ook een voorbeeldtekst doc bestand15.3kbuit die huisartsenkringen kunnen opnemen in hun nieuwsbrief of andere communicatie.
• De huisartsenkring stuurt de bevragingen uit, zo komt de link ernaartoe niet van een anoniem no-reply e-mailadres, maar van een vertrouwd persoon.

Om toegang te krijgen tot het e-loket (Vlaamse applicatie) moet men éénmalig eerst de toegangsprocedure bij eHealth (federale applicatie) doorlopen.

Meer informatie over toegang voor zorgvoorzieningen via eHealth

Handleiding toegangsbeheer eHealthpdf bestand626.9kb

De contactgegevens worden doorgegeven via het e-loket.

• Uitgeschreven handleiding e-loketpdf bestand935.5kb
• Handleiding e-loket in de vorm van slides met screenshots pdf bestand1.3mb

Om de contactgegevens van de huisartsen op te laden in het e-loket, moet een sjabloon gebruikt worden.

• Alle huisartsen, huisartsen in opleiding en praktijken binnen de huisartsenzone die aangesloten zijn bij de huisartsenkring, moeten worden opgenomen in de Excel-lijst.
• Ook gegevens van huisartsen die niet aangesloten zijn bij een huisartsenkring mogen in de Excel-lijst worden opgenomen. Dit is enkel toegestaan wanneer de huisarts vrijwillig zijn contactgegevens heeft doorgegeven aan de huisartsenkring of wanneer deze gegevens openbaar beschikbaar zijn, bijvoorbeeld via een website.
• Voor elke huisarts of huisarts in opleiding moeten steeds het correcte praktijkadres (postcode, straat, huisnummer en eventueel postbusnummer), de naam, het RIZIV-nummer en het e-mailadres worden ingevuld.
• Voor elke praktijk moeten steeds het correcte praktijkadres (postcode, straat, huisnummer en eventueel postbusnummer), de naam van de contactpersoon, een e-mailadres en de vermelding dat het om de contactpersoon van de praktijk gaat, worden ingevuld.
• Duid een contactpersoon aan door in de kolom “Praktijk contactpersoon” “Ja” in te vullen als het om de contactpersoon gaat. Laat de kolom leeg als het niet de contactpersoon betreft. Voor meerdere lijnen die bij dezelfde praktijk horen, zal er normaal slechts één lijn zijn met “Ja” in deze kolom.
• Voor elke praktijk (alle lijnen met hetzelfde adres) moet minstens één contactpersoon worden aangeduid. Een arts kan zelf de contactpersoon zijn, maar ook een ander personeelslid (zoals administratief medewerker of verpleegkundige) kan deze rol opnemen. In dat geval hoeft er geen RIZIV-nummer voor deze persoon te worden ingevuld.
• Let op: in de Excel-lijst mogen alleen de hoofdpraktijken worden opgenomen. Heeft een praktijk meerdere vestigingen? Geef dan slechts één praktijkadres door. In de praktijkbevraging kunnen de andere vestigingen worden opgegeven. Door alle vestigingen al in de Excel-lijst te zetten, ontstaan dubbele registraties, wat de datakwaliteit vermindert.
• Sommige kringen gaven aan dat het lastig is om praktijken in de dashboards alleen via het praktijkadres te identificeren. Daarom is er een niet-verplichte kolom toegevoegd waarin ook de praktijknaam kan worden ingevuld. Deze naam wordt samen met het praktijkadres doorgestuurd naar het dashboard.

Alle huisartsen (met verplicht ingevuld RIZIV-nummer) ontvangen de huisartsenvragenlijst. Alleen de personen die als “praktijkcontactpersoon” zijn aangeduid, krijgen de praktijkvragenlijst toegestuurd.

Op 12 februari stelde het Departement Zorg de jaargang van het project in 2026 voor op het kringloket.

• De antwoorden op heel wat vragen zijn terug te vinden in de Q&A Huisartsenkringen.
• Voor technische vragen over de e-loketomgeving kan u terecht bij de helpdesk in het e-loket (gele knop rechts onderaan). 
  Als de procedure bij eHealth volledig werd doorlopen en u toch geen toegang krijgt tot het e-loket, kan u mailen naar eerstelijn@vlaanderen.be
• Voor vragen over de toegang tot het e-loket en het gebruikers- en toegangsbeheer kunt u terecht bij het federale contactcenter van eHealth:
  • telefonisch: 02 788 51 55 (maandag tot vrijdag van 7u tot 20u)
  • via het contactformulier van eHealth