Toegang tot Vaccinnet voor een zorgvoorziening erkend door de Vlaamse overheid
Als je in een door Vlaanderen erkende zorgvoorziening werkt, moeten je organisatie en uitbatingsplaats geregistreerd zijn in Vaccinnet. Daarna kan je medewerkers koppelen aan het account, zodat zij op één centrale plaats vaccins kunnen bestellen, de voorraad kunnen beheren en vaccinaties kunnen registreren.
Welke zorgvoorzieningen worden erkend door de Vlaamse overheid?
Zorgvoorzieningen die erkend zijn door de Vlaamse overheid zijn onder andere:
- algemene, psychiatrische of revalidatieziekenhuizen
- woonzorgcentra
- groepen van assistentiewoningen en centra voor herstelverblijf
- residentiële VAPH-instellingen en voorzieningen met revalidatieovereenkomsten
- centra voor leerlingenbegeleiding (CLB)
- consultatiebureaus van arbeidsgeneeskundige diensten
Heeft je zorgvoorziening al een HCO-nummer?
Een zorgvoorziening erkend door de Vlaamse overheid moet gekend zijn in de CoBRHA-database.
Ben je nog niet gekend in de CoBRHA-database? Neem dan contact op met je erkennende overheid.
Heb je geen erkennende overheid of weet je niet wie dat is? Mail dan naar vaccinnet@vlaanderen.be.
Wie doet wat?
- De functiehouder van de organisatie (gekoppeld aan KBO-nummer)
- is automatisch hoofdtoegangsbeheerder voor de hele organisatie.
- kan 1 of meer co-hoofdtoegangsbeheerders aanstellen via het Beheer der Toegangsbeheerders.
- De (hoofd)toegangsbeheerders
- kan 1 of meer toegangsbeheerders aanstellen via het Beheer der Toegangsbeheerders.
- activeren de organisatie en/of uitbatingsplaats (hoedanigheid en/of subafdeling(en)) in eHealth toegangsbeheer.
- beheren de toegangen van collega’s (gebruikers) voor het bestellen en/of registreren in Vaccinnet in eHealth toegangsbeheer.
- De gebruikers
- kunnen bestellen en/of registreren in Vaccinnet.
Weet u niet wie de functiehouder of (hoofd)toegangsbeheerder is?
- Functiehouders van je organisatie zijn automatisch hoofdtoegangsbeheerders in Vaccinnet. In de kruispuntdatabank van ondernemingen kun je nakijken wie de functiehouders zijn van je organisatie (onder Functies > Functiehouders). Vraag bij hen na wie de toegangen tot de eHealth-diensten beheert. Die persoon kan vervolgens de nodige toegangen instellen. Is er niemand aangeduid voor deze taak, contacteer dan de functiehouder.
- Misschien onderhoudt de IT-dienst van je organisatie het toegangsbeheer.
Handleidingen
- Je hebt al een toegangsbeheerder in je voorziening? Handleiding toegangsbeheer voor Vaccinnet (korte versie)pdf bestand2.0mb.
- Nog geen toegangsbeheerder? Handleiding om toegangsbeheerders aan te stellen en rechten toe te kennen voor Vaccinnet in eHealthpdf bestand4.5mb.
Toegangsrechten per uitbatingsplaats en afdeling instellen
Als toegangsbeheerder kun je toegangsrechten instellen per uitbatingsplaats. Ziekenhuizen kunnen zelfs toegangsrechten instellen per afdeling door elke afdeling als subuitbatingsplaats te registreren. Ontdek hoe je dat doet.
Zorgvoorziening met meerdere uitbatingsplaatsen
Kijk de uitbatingsplaatsen na in de CoBRHA-viewer.
Is er een nieuwe uitbatingsplaats of een nieuwe organisatie van een VAPH-of revalidatievoorziening? Meld dat via het algemene contactformulier. Vermeld het aantal erkende bedden en voeg een bewijs toe als bijlage.
Voor ziekenhuizen: extra subuitbatingsplaatsen aanvragen
Je kunt voor elke afdeling van je ziekenhuis andere toegangsrechten toekennen door die afdelingen te registreren als subuitbatingsplaatsen. Kijk in de CoBRHA-viewer of je ziekenhuis al subuitbatingsplaatsen heeft.
- Al subuitbatingsplaatsen? Dan stelt de toegangsbeheerder de rechten meteen in in het eHealth-toegangsbeheer.
- Nog geen subuitbatingsplaatsen? Vraag ze dan aan via ‘aanvraag subuitbatingsplaats in Vaccinnet voor een ziekenhuis’.
- Een subuitbatingsplaats verwijderen? Mail dan naar vaccinnet@vlaanderen.be en vermeld: HCO-nummer, subuitbatingsplaatsnummer (subsitenummer) en de naam van de subuitbatingsplaats. Controleer vóór je een subuitbatingsplaats verwijdert of gebruikers toegang moeten krijgen tot andere of nieuwe plaatsen.
Werk je met een softwarepakket? Zorg voor een Circle of Trust-verklaring
Gebruik je een eigen commercieel softwarepakket (bv. EPD) om medewerkers vaccins te laten consulteren en registreren in Vaccinnet? Dan heeft je organisatie een Circle of Trust-verklaring nodig. Als je enkel Vaccinnet gebruikt en geen ander softwarepakket of webapplicatie, is dat niet nodig.
Met een Circle of Trust-verklaring op eer geef je de garantie dat je organisatie voldoet aan de criteria voor informatieveiligheid. Je moet die verklaring op eer indienen op het HCO-nummer van je organisatie of zorgvoorziening.
Heeft je organisatie al een Circle of Trust-verklaring? Dan is die ook geldig voor Vaccinnet. Je kijkt dat na voor de zorgvoorziening of het HCO-nummer in de CoBRHA viewer (Zorgvoorziening > Circle-of-trust).
Heeft je organisatie nog geen Circle of Trust-verklaring? Dan moet je een Circle of Trust-verklaring indienen bij de overheid die je voorziening erkent.
Alle informatie en procedures voor Vlaamse erkende organisaties kan je terugvinden op deze pagina.