Procedure aanpassing handleiding en/of cookbook VSB

De inhoud en het type van de gewenste aanpassing wordt eerst besproken tussen de beleidsmedewerker(s) van het Departement Zorg die verantwoordelijk zijn voor de betrokken sector(en) en de projectmedewerkers VSB van het Departement Zorg. De inschatting van de impact gebeurt in de eerste plaats door de projectgroep van het Departement Zorg.

Type aanpassing

We kunnen een onderscheid maken in geplande en ongeplande aanpassingen:

• ongeplande aanpassingen: 
  • bugs en andere problemen
    • gemeld door zorgvoorziening(en), softwareleverancier(s), VSB team en/of zorgkas(sen)
• geplande aanpassingen:
  • wijzigingen in regelgeving
    • gemeld door de businessexperten binnen het Departement Zorg
  • wijzigingen aan de zorgkassentoepassing
    • gemeld door het technisch team achter de zorgkassentoepassing

Technische impact inschatten 

Bij de inschatting van de impact wordt rekening gehouden met de 4 onderstaande situaties die zich kunnen voordoen:

• met impact op de zorgkassentoepassing én
  • zonder impact op de softwareleveranciers
  • met impact op de softwareleveranciers
• zonder impact op de zorgkassentoepassing én
  • zonder impact op de softwareleveranciers
  • met impact op de softwareleveranciers

Inschatting verfijnen

De inschatting wordt verfijnd tot op het niveau van de deelaspecten van de koppeling van de digitale applicaties met VSBNet. De impact kan zich situeren op 1 of meerdere deelaspecten. Die inschatting is van belang aangezien soms verschillende applicaties en/of softwareleveranciers betrokken kunnen kunnen zijn. We onderscheiden volgende deelaspecten:

• verzekerbaarheidscontrole
• aanvragen
• facturatie

Als de impact niet duidelijk is of extra bespreking vraagt, kan overgegaan worden tot een afstemming met de product eigenaars van de verschillende softwareleveranciers. Ook de vaste overlegmomenten van de PMG SWL (high level, Cronos is niet vertegenwoordigd) en/of PMG caRAT (overleg tussen VSB business en Cronos) kunnen daarvoor benut worden en indien nodig kan ook een ad-hocoverleg gepland worden. 

Aanpassing handleiding en/of cookbook

De projectgroep van het Departement Zorg bepaalt de aanpassingen die nodig zijn aan de cookbook(s) en/of de handleiding(en). 

• aanpassing van de cookbook(s):
  • betekent impact op IT architectuur
  • bijvoorbeeld: toevoegen en wijzigen van velden
• aanpassing van de handleiding (geen aanpassing de cookbook(s) in deze gevallen):
  • wijziging uitvallijst
  • toevoegen prestatiecode
  • prijswijziging (indexering, herberekening) 
  • wijziging adres/siteID
  • aanpassing validatieregels (wijziging leeftijdsvoorwaarden, cumul, enz.)

Planning van de technische aanpassing in de zorgkassentoepassing door VSB technisch team:

• bugs of ander urgent probleem: afhankelijk van de impact op de toepassing
  • bij geen of geringe impact op andere zaken (mogelijk): via een hotfix
    • kan op elk moment
    • planning door technisch team zorgkassentoepassing
  • impact (mogelijk) op andere zaken: via een release
    • Die staan jaarlijks gepland op vaste tijdstippen en gaan alleen door per VSBNet module als er effectief punten op de agenda staan in volgende maanden (typisch naar het einde van de maand toe):
      • maart
      • september
      • optioneel: december
• Elk ander type aanpassing gebeurt technisch via een release waarvan de eigenschappen hierboven beschreven staan.

De communicatie van de aanpassing gebeurt door:

• de Afdeling Eerste Lijn en Gespecialiseerde Zorg en/of
• VSB en/of 
• het VSB technisch team

De aanpassing wordt gecommuniceerd via:

• e-mail
• bestaande overlegorganen:
  • De projectmanagementgroep Softwareleveranciers (PMG SWL)
    • frequentie: in functie van de noden en het verloop. Minimaal 2 keer per jaar, in lijn met de vaste releaseplanning
    • agenda: overlopen en bespreken van de release planning van lopende zaken
    • doelpubliek: product owner(s) en eventueel andere betrokken partijen bij de softwareleveranciers (door te geven door softwareleverancier) en zorgkoepel(s)
    • aanpassingen worden aangekondigd aan de softwareleveranciers indien er voor hen impact is.
  • stuurgroep
    • frequentie: ad hoc, alleen bij grotere, nieuwe ontwikkelingen
    • agenda: overlopen en bespreken van de release planning voor één of meerdere grotere, nieuwe ontwikkelingen die voortkomen uit beleids- en budgetteringsbeslissingen
    • Ddelpubliek: management, product owner(s) en eventueel andere betrokken partijen bij de softwareleveranciers (door te geven door softwareleverancier) en zorgkoepel(s)
  • ad-hocoverleg: indien de impact niet duidelijk is of extra bespreking vraagt.

Publicatie op de website van het Departement Zorg: elke aanpassing wordt gepubliceerd en gecommuniceerd aan de zorgvoorzieningen, softwareleveranciers, koepelorganisaties en zorgkassen als dit gaat over een aanpassing van:

• handleiding(en)
• validatieregels
• prestatiecodes
• prijzen.