Digitalisering

Om de gegevensuitwisseling tussen verstrekkers en zorgvoorzieningen enerzijds en zorgkassen anderzijds mogelijk te maken, werkte de Vlaamse overheid in samenwerking met de zorgkassen het digitale platform Vlaamse sociale bescherming (VSB) verder uit. Aan dat Digitaal Platform VSB werd per pijler een module toegevoegd: 

• voor de pijler mobiliteitshulpmiddelen gaat het over eMOHM
• voor de pijler ouderenzorg gaat het over eWZCfin
• voor de pijler revalidatie, rolstoeladviesteams en de multidisciplinaire begeleidingsequipes voor palliatieve verzorging gaat het over eREVACfin en eREVAZfin
• voor de pijler geestelijke gezondheidszorg gaat het over ePVTfin en eIBWfin
• voor BelRAI gaat het over Vlaams IT-platform BelRAI.

Dat zijn toepassingen die de aanvraag-, begeleidings- of opnamegegevens, indicatiestellingen en facturen van verstrekkers of zorgvoorzieningen kunnen ontvangen en verwerken. Die toepassingen zijn dus geen softwarepakketten die bij de verstrekkers of zorgvoorzieningen zelf kunnen worden geïnstalleerd.

De toepassingen zorgen voor een volledige digitale informatie-uitwisseling tussen de zorgvoorzieningen enerzijds en de zorgkassen anderzijds. Op die manier komen we tot een snellere verwerking van de opnames of aanvragen tot tegemoetkomingen en uitbetaling van facturen. Aangezien alle zorgkassen gebruik maken van één en dezelfde toepassing is bovendien een centrale en dus uniforme verwerking van alle aanvragen en facturen mogelijk. Het doel is om zorg sneller te kunnen opstarten en met minder administratieve belemmeringen.

Een verstrekker of zorgvoorziening moet eigen software hebben om te kunnen communiceren met de module van het digitale platform VSB. Alleen geattesteerde softwarepakketten komen in aanmerking voor de communicatie met de modules van het platform.

De procedure van attestering is beschreven in het Besluit van de Vlaamse Regering tot attestering van digitale applicaties die gekoppeld zijn aan het Vlaams IT-platform BelRAI en tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 30 november 2018 houdende de uitvoering van het decreet van 18 mei 2018 houdende de Vlaamse sociale bescherming.

• Wijzigingen van het Besluit van de Vlaamse Regering tot attestering van digitale applicaties die gekoppeld zijn aan het Vlaams IT-platform BelRAI - artikel 7 t.e.m. artikel 18
• Ministerieel Besluitpdf bestand399.4kb attestering digitale competenties BelRai

De softwarepakketten die gebruikt worden om te kunnen communiceren met de verschillende toepassingen, moeten geattesteerd zijn door het Agentschap Vlaamse sociale bescherming. Als de software geattesteerd is, wil dat zeggen dat het voldoet aan de functionele en technische vereisten en de vereisten van betrouwbaarheid en veiligheid.

Hoe aanvragen?

De softwareontwikkelaars kunnen een aanvraag tot attestering indienen bij het agentschap. Zij moeten daarvoor een formulier indienen dat minstens onderstaande zaken bevat:

• identificatiegegevens van de aanvrager
• beschrijving van de maatregelen voor gegevensbescherming en informatieveiligheid
• beschrijving van de architecturale structuur van het pakket
• technische specificaties die toelaten de mogelijkheid tot koppeling met het digitale platform Vlaamse sociale bescherming te beoordelen.

Het agentschap stelt een gestandaardiseerd formulierxls bestand113.0kb ter beschikking dat verplicht moet worden ingevuld door de softwareontwikkelaar. 

Het ingevulde aanvraagformulier wordt per mail bezorgd aan:

• voor attestering eMOHM: vsb.mobiliteitshulpmiddelen@vlaanderen.be
• voor attestering in kader van de rolstoeladviesteams: vsb.rolstoeladviesteams@vlaanderen.be 
• voor attestering BelRAI: belrai@vlaanderen.be
• voor attestering eWZCfin: financieringouderenzorg@vlaanderen.be
• voor attestering eREVACfin: vsb.revalidatievoorzieningen@vlaanderen.be
• voor attestering eREVAZfin: vsb.revalidatieziekenhuizen@vlaanderen.be
• voor attestering ePVTfin: vsb.pvt@vlaanderen.be
• voor attestering eIBWfin: vsb.ibw@vlaanderen.be

De linken naar de actuele cookbooks, technische documentatie en attesteringsdocumentatie worden meegedeeld na een positieve evaluatie van de aanvraag tot attestering via het gestandaardiseerde formulier. Deze documentatie wordt permanent geactualiseerd conform het geldende releasebeleid voor elke toepassing.

Beoordeling van de aanvraag en organisatie van testen

Het agentschap zal de aanvraag beoordelen en beslissen of er een test kan plaatsvinden of niet. Er kan advies worden gevraagd aan een groep van onafhankelijke experts over die aanvraag. Uiterlijk 30 dagen na de dag waarop het agentschap de aanvraag tot attestering heeft ontvangen, zal het agentschap zijn beslissing meedelen.

Als er een goedkeuring is gegeven, zal er een test worden georganiseerd binnen de 90 dagen na de dag waarop het agentschap een verzoek tot testen heeft ontvangen van de softwareontwikkelaar. Die test wordt georganiseerd door de groep van onafhankelijke experts. Zij zullen ook een testrapport opstellen.

Binnen de 120 dagen na de dag waarop het agentschap het verzoek tot organisatie van de testen heeft ontvangen, zal de groep van onafhankelijke experts het testrapport en een overeenstemmend advies bezorgen aan het agentschap.

Het agentschap attesteert of weigert de attestering van de digitale applicatie en brengt de aanvrager op de hoogte van die beslissing binnen 15 dagen na de dag waarop het advies van de groep van onafhankelijke experts werd ontvangen.

Als er bijkomende informatie wordt opgevraagd, worden de termijnen (zoals hierboven beschreven) geschorst.

Geldigheid van attesten

De attesten zijn 10 jaar geldig, als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

1. Zolang het uitgereikte attest geldig is, wordt de geattesteerde versie van de digitale applicatie en de evolutie verondersteld te blijven voldoen aan de functionele en technische eisen en die van betrouwbaarheid en veiligheid.
2. De softwareontwikkelaar is verplicht om alle wijzigingen aan de functionele en technische eisen en die van betrouwbaarheid en veiligheid te implementeren volgens het versiebeleid van het digitaal platform Vlaamse sociale bescherming.
3. Als er wijzigingen worden aangebracht aan de software (met een impact op de functionele en technische vereisten en de vereisten van betrouwbaarheid en veiligheid), moet de softwareontwikkelaar het departement daarvan op de hoogte brengen. Als dat nodig is, wordt er bijkomende informatie opgevraagd én is het mogelijk dat er nieuwe testen worden georganiseerd. Na die testen kan het agentschap de attestering bevestigen of intrekken.

Communicatie tussen de verstrekker of zorgvoorziening en de centrale zorgkassentoepassing gebeurt alleen digitaal. De verstrekker of zorgvoorziening moet daarvoor gebruikmaken van software waarvan bevestigd is dat die voldoet aan de functionele vereisten en de vereisten van betrouwbaarheid en veiligheid. 

Per sector en/of type voorziening zijn er softwarepakketten die deze attestering hebben behaald en voldoen aan de voorwaarden:

• eerstelijnszorg: geattesteerde softwarepakketten voor multidisciplinaire begeleidingsequipes voor palliatieve verzorging
• fysieke revalidatie:
  • geattesteerde softwarepakketten voor de revalidatieziekenhuizen
  • geattesteerde softwarepakketten voor de fysieke revalidatieovereenkomsten
• geestelijke gezondheidszorg:
  • geattesteerde softwarepakketten voor revalidatievoorzieningen voor geestelijke gezondheid
  • geattesteerde softwarepakketten voor psychiatrische verzorgingstehuizen
  • geattesteerde softwarepakketten voor initiatieven van beschut wonen
• (gespecialiseerde) rolstoeladviesteams
• ouderenzorg
• mobiliteitshulpmiddelen
• BelRAI

Om de digitalisering te faciliteren werden een aantal acties ondernomen door de Vlaamse overheid, waaronder de oprichting van een VSB-IT-consortium en een subsidie voor het digitaliseringstraject. 

VSB-IT-consortium

Een grote uitdaging bij de inkanteling en digitalisering van de revalidatieziekenhuizen, revalidatievoorzieningen, psychiatrische verzorgingstehuizen, initiatieven van beschut wonen, rolstoeladviesteams en multidisciplinaire begeleidingsequipes voor palliatieve verzorging was de grote diversiteit tussen de verschillende zorgvoorzieningen. Voor een succesvolle uitrol was er nood aan professionele begeleiding en ondersteuning van de sector. De betrokken koepelorganisaties namen gezamenlijk die taak op zich en traden faciliterend op via een VSB-IT-consortium, gesubsidieerd door de Vlaamse overheid. 

Er werd een projectcoördinator aangesteld door de stuurgroep van het consortium om als IT-projectmanager dat proces tot eind 2024 te faciliteren.

Subsidies digitaliseringstraject VSB

Op 26 november 2021 keurde de Vlaamse Regering het besluit goed om een eenmalige subsidie van 2 miljoen euro toe te kennen aan de revalidatieziekenhuizen, de revalidatievoorzieningen (met uitzondering van de RAT en de respijteenheden), de psychiatrische verzorgingstehuizen, de initiatieven van beschut wonen en de multidisciplinaire begeleidingsequipes voor palliatieve zorg, voor de implementatie van het digitaliseringstraject in het kader van de integratie in de Vlaamse sociale bescherming.

De Vlaamse Regering keurde op 9 december 2022 het besluit goed waarin bepaald werd dat er een bijkomende subsidie aan de revalidatieziekenhuizen, de revalidatievoorzieningen (met uitzondering van de RAT), de psychiatrische verzorgingstehuizen en de initiatieven van beschut wonen werd verleend, voor de verdere ondersteuning bij de realisatie van de digitalisering die gepaard ging met de inkanteling in de Vlaamse sociale bescherming en de realisatie van een uniform registratietraject.

Beide subsidies waren bedoeld als tegemoetkoming in de kosten voor de aankoop of ontwikkeling van de vereiste software voor de inkanteling en de analyse, ontwikkeling, testen en implementatie van een methodologie voor uniforme dataregistratie.