Digitaal gebruik van BelRAI

• de BelRAI Screener voor:
  • de diensten voor gezinszorg
  • de Diensten Maatschappelijk Werk van de ziekenfondsen
  • de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW’s) en Welzijnsverenigingen
     
• het Sociaal Supplement voor:
  • de diensten voor gezinszorg
  • de Diensten Maatschappelijk Werk van de ziekenfondsen

Sinds 1 juni 2023 volgden:

• BelRAI Home Care (HC)
  • thuiszorg
• BelRAI Long-Term Care Facilities (LTCF)
  • residentiële ouderenzorg

Er zijn 4 scenario’s mogelijk om toegang te krijgen tot het Vlaams IT-platform BelRAI. Afhankelijk van het scenario:

• werkt men vanuit de eigen softwaretoepassing (het cliëntdossier of het elektronisch zorgdossier);
• OF werkt men rechtstreeks op de webtoepassing van het Vlaams IT platform BelRAI. U kunt de webtoepassing raadplegen via www.vlaanderen.be/belrai

Het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek (KCD) ontwikkelde in samenwerking met het Departement Zorg een handleiding van het Vlaams IT-platform BelRAI, waarin de functionaliteiten van het platform uiteengezet worden. Deze handleiding wordt op regelmatige basis geüpdatet op basis van nieuwe ontwikkelingen in het platform. U kunt deze handleiding vinden op het kennisportaal van het KCD. 
 

Scenario 1: toegang tot Vlaams IT-platform BelRAI als organisatie ingebed in de eigen softwaretoepassing 

De zorgverlener werkt in de eigen softwaretoepassing (het cliëntdossier of het elektronisch zorgdossier) van de organisatie. Vanuit de softwaretoepassing is er een koppeling met het Vlaams IT-platform BelRAI waarbij de Vlaamse BelRAI-webtoepassing wordt opgeroepen:

De zorgverlener heeft toegang als organisatie. Hierdoor zijn de zorgrelaties op organisatieniveau vastgelegd en dienen deze niet manueel voor elke persoon met een zorg- en ondersteuningsnood gecreëerd te worden. Het toegangsbeheer is de verantwoordelijkheid van de organisatie.

De COT-criteria (zie verder op deze pagina) zijn in dit scenario van toepassing.

Scenario 2: rechtstreeks toegang tot het Vlaams IT-platform BelRAI via de webbrowser

De zorgverlener werkt niet in de eigen softwaretoepassing van de organisatie maar maakt rechtstreeks gebruik van het Vlaams IT-platform BelRAI via de Vlaamse BelRAI-webtoepassing. Deze toepassing wordt opgeroepen via de webbrowser.

Om gebruik te maken van die webtoepassing dient het eHealth Toegangsbeheerpdf bestand517.9kb geconfigureerd te worden voor en door de organisatie zelf. Nadien kan de zorgverlener zich identificeren op het Vlaams IT-platform BelRAI aan de hand van een eID, itsme,... . De zorgverlener heeft enkel toegang via de organisatie waarmee hij/zij een arbeidsovereenkomst heeft en kan dus niet met zijn/haar beroepshoedanigheid inloggen.

De COT-criteria zijn in dit scenario niet van toepassing.

Scenario 3: volledige eigen softwaretoepassing die gegevens uitwisselt met het Vlaams IT-platform BelRAI 

De zorgverlener werkt in de eigen softwaretoepassing van de organisatie. In dit scenario zijn de BelRAI-instrumenten volledig ingebouwd in de eigen softwaretoepassing:

• de BelRAI-gegevens worden opgeslagen in de databank van eigen softwaretoepassing;
• de BelRAI-gegevens worden vervolgens doorgestuurd naar de Vlaamse BelRAI-databank.
   

De zorgverlener heeft toegang als organisatie. Hierdoor zijn de zorgrelaties op organisatieniveau vastgelegd en dienen deze niet manueel met elke persoon met een zorg- en ondersteuningsnood gecreëerd te worden. Het toegangsbeheer is de verantwoordelijkheid van de organisatie.

De COT-criteria zijn in dit scenario van toepassing.

Scenario 4: toegang tot het Vlaams IT-platform BelRAI als organisatie ingebed in de eigen softwaretoepassing met gegevensuitwisseling uit het cliëntdossier of het elektronisch zorgdossier

De zorgverlener werkt zoals in scenario 1 met als aanvulling dat gegevens opgehaald kunnen worden uit de eigen softwaretoepassing. Dit heeft als gevolg dat een BelRAI-inschaling antwoordsuggesties kan bevatten op basis van reeds ingevuld gegevens.  

De zorgverlener heeft toegang als organisatie. Hierdoor zijn de zorgrelaties op organisatieniveau vastgelegd en dienen deze niet manueel met elke persoon met een zorg- en ondersteuningsnood gecreëerd te worden. Het toegangsbeheer is de verantwoordelijkheid van de organisatie.

De COT-criteria zijn in dit scenario van toepassing.

De softwarepakketten die gebruikt worden om te communiceren met de verschillende toepassingen moeten geattesteerd zijn door het Departement Zorg. Voor BelRAI gaat dit over de communicatie met het Vlaams IT-platform BelRAI. Als de software geattesteerd is, wil dit zeggen dat het voldoet aan de functionele en technische vereisten en de vereisten van betrouwbaarheid en veiligheid.

Raadpleeg de webpagina regelgeving en procedure voor attestering van een softwarepakket voor meer informatie over de regelgeving en procedure voor attestering.

De volgende softwarepakketten zijn momenteel geattesteerd om te communiceren met VIP BelRAI:

Wat is een Circle of Trust

Het gebruik en de uitwisseling van gezondheidsgegevens van en naar organisaties actief in het domein van gezondheid, zorg- en hulpverlening vereist garanties met betrekking tot informatieveiligheid. Om veilige gegevensdeling mogelijk te maken, wordt daarbij het principe van Circle of Trust voorzien. Een Circle of Trust wordt toegekend aan een organisatie die ten aanzien van de gebruikers van gegevens (bv. zorgmedewerkers), op verschillende niveaus maatregelen inzake informatieveiligheid neemt en toeziet op de naleving ervan. Hierdoor kunnen andere organisaties, zorg- en hulpverleners, overheden en de betrokken burger er redelijkerwijze op vertrouwen dat deze veiligheidsmaatregelen worden nageleefd en ze die niet zelf dienen te organiseren of te controleren.

Aan welke criteria dient een COT-organisatie te voldoen?

Om erkend te worden als Circle of Trust moet een organisatie voldoen aan 13 COT-criteria die gevalideerd werden in een reglement dat door het Beheerscomité van het eHealth-platform en door het informatieveiligheidscomité is goedgekeurd. De meeste criteria zijn ook noodzakelijk in het kader van de algemene verordening gegevensbescherming (GDPR). Het gaat onder meer over:

• authenticatie van medewerkers;
• verificatie van de werkrelatie met de medewerker;
• verificatie van de zorgrelatie tussen de medewerker en de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood.

De 13 COT-criteria kunnen worden geraadpleegd op het portaal van het eHealth-platform.

Procedure indienen COT-verklaring

• De diensten voor gezinszorg en de Diensten Maatschappelijk Werk van de ziekenfondsen dienen hun COT-verklaring in via het e-loket van het Departement Zorg.
• De OCMW’s en Welzijnsverenigingen kunnen hun COT-verklaring op eer indienen via het Publiek webformulier.

Deze organisaties moeten uiterlijk 1 maand voorafgaand aan de gewenste startdatum hun verklaring op eer indienen.

Alle Vlaamse woonzorgcentra, centra voor kortverblijf en centra voor dagverzorging moesten uiterlijk tegen 31 maart 2023 de COT-verklaring op eer indienen via het e-loket van het Departement Zorg. De toepassing van de COT-criteria vindt plaats in een transitie naar uniforme criteria voor informatieveiligheid binnen de ouderenzorg. De COT-criteria zullen van toepassing zijn voor BelRAI, eWZCfin en andere eHealth toepassingen, zoals Vitalink. De COT-criteria zijn uniform voor alle organisaties die gezondheidsgegevens uitwisselen. Raadpleeg de webpagina Circle of Trust (COT) verklaring op eer voor Vlaamse woonzorgcentra, centra voor kortverblijf en centra voor dagverzorging voor meer informatie.

Bekijk in deze handleidingpdf bestand1.1mb hoe u de COT-verklaring op eer in het e-loket van het Departement Zorg kan consulteren en bevestigen.

Binnen het Vlaams IT-platform BelRAI zijn er 2 elementen van belang om een BelRAI-inschaling te kunnen delen zowel binnen als buiten de organisatie:

• zorg– of therapeutische relatie: noodzakelijk om een BelRAI-inschaling te kunnen delen binnen de organisatie
• geïnformeerde toestemming: noodzakelijk om een BelRAI-inschaling te kunnen delen buiten de organisatie

Zorg – of therapeutische relatie?

Een zorgverlener die een persoon met een zorg- en ondersteuningsnood behandelt of verzorgt, beschikt over een zorg- of therapeutische relatie met die persoon

• wanneer de zorgverlener een gezondheidszorgberoep (bv. geneesheer, apotheker, verpleegkundige, zorgkundige, …) uitoefent, spreekt men van een therapeutische relatie
• wanneer de zorgverlener geen gezondheidszorgberoep (bv. begeleidend personeelslid van een dienst voor gezinszorg, …) uitoefent, spreekt men van een zorgrelatie.

Hoe kan de zorgrelatie aangetoond worden?

Bij gebruik van Vlaams IT-platform BelRAI kan de zorgrelatie aangetoond of gecreëerd worden door de zorgverlener of door de organisatie voor een bepaalde tijd:

• door een overeenkomst te sluiten met de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood:
  • de relatie blijft bestaan voor de duurtijd van de overeenkomst
• OF door als zorgverlener de elektronische identiteitskaart van de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood in te lezen:
  • de relatie blijft bestaan gedurende 24 maanden
• OF door als zorgverlener telefonisch contact op te nemen met de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood en het rijksregisternummer en het eID-nummer van de persoon te bevragen:
  • de relatie blijft bestaan gedurende één maand.

Indien er geen zorg- of therapeutische relatie is met de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood, is de gegevensdeling van BelRAI-inschalingen binnen de organisatie niet mogelijk.

Geïnformeerde toestemming

Wat is geïnformeerde toestemming?

Het bestaan van een zorg- of therapeutische relatie met de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood betekent niet automatisch een toelating om BelRAI-gegevens te delen met zorgverleners van een andere organisatie met een verschillend ondernemingsnummer (KBO-nummer). Voor het elektronisch delen van gezondheidsgegevens (waaronder BelRAI-inschalingen) met zorgverleners van een andere organisatie is een geïnformeerde toestemming (of informed consent) nodig van de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood.

De geïnformeerde toestemming is in deze context een goedkeuring die een persoon aan zorgverleners geeft om zijn/haar gezondheidsgegevens elektronisch en op een beveiligde manier te delen met zorgverleners van een andere organisatie. Bovendien kan de persoon te allen tijde deze toestemming intrekken.

De persoon met een zorg- en ondersteuningsnood wordt vooraf geïnformeerd over wat er met zijn/haar gegevens kan gebeuren wanneer hij/zij toestemming verleent. Indien de persoon toestemming geeft, kunnen alle gezondheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor de zorg – of hulpverlening (bv. medische voorgeschiedenis, laboresultaten, medicatieschema en BelRAI-inschalingen) gedeeld worden.

Zonder de toestemming van de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood is het niet mogelijk om een BelRAI -inschaling elektronisch te delen met zorgverleners van een andere organisatie. De indicatiesteller krijgt de melding in het Vlaams IT-platform BelRAI dat de gegevens niet gedeeld kunnen worden over de verschillende organisaties heen. Deze melding is enkel zichtbaar indien er een zorgrelatie is.

Indien twee organisaties onder eenzelfde ondernemingsnummer vallen, kunnen zorgverleners van de ene organisatie de BelRAI-inschalingen van de andere organisatie consulteren, ook als er geen geïnformeerde toestemming is. Er moet wel een zorgrelatie zijn met de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood.

Hoe de geïnformeerde toestemming registreren?

Wanneer een persoon met een zorg- en ondersteuningsnood instemt met het principe van het beveiligd delen van gezondheidsgegevens, dan kan de toestemming geregistreerd worden:

1. door persoon met een zorg- en ondersteuningsnood zelf via 'Mijngezondheid';
2. OF via zijn/haar huisarts, thuisverpleegkundige, het ziekenfonds of de opnamedienst van het ziekenhuis.

Wanneer een zorgverlener de toestemming registreert, dan is het belangrijk dat hij/zij de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood voldoende informeert over wat geïnformeerde toestemmingpdf bestand235.4kb inhoudt.

Hieronder vindt u een schematisch overzicht van:

• welke rollen toegekend kunnen worden;
• wie deze rol kan aannemen;
• voor welke doelgroep dit van toepassing is;
• het onderscheid tussen toegangsrecht met of zonder zorgrelatie;
• voor welk(e) BelRAI-instrument(en) dit van toepassing is.

*Certificaat: Dit kan slaan op een attest als BelRAI-trainer of -indicatiesteller

** Consulteren: Dit is niet beperkt tot een bepaald BelRAI-instrument

Kan je als zorgverlener meerdere rollen aannemen?

Eenzelfde zorgverlener kan verschillende rollen opnemen binnen het Vlaams IT platform BelRAI. Aan elke rol zijn specifieke toegangsrechten verbonden (zie bovenstaand schema).

Aan zorgverleners van de diensten voor gezinszorg kunnen vier rollen toegekend worden:

• Rol – Zorgverlener met certificaat
• Rol – Zorgverlener zonder certificaat
• Rol – Indicatiesteller zorgbudgetten
• Rol – Admin

Aan zorgverleners van een OCMW en Welzijnsverenigingen kunnen drie rollen toegekend worden:

• Rol – Zorgverlener zonder certificaat
• Rol – Indicatiesteller zorgbudgetten
• Rol – Admin

Aan zorgverleners van de Diensten Maatschappelijk Werk van de ziekenfondsen kunnen twee rollen toegekend worden:

• Rol – Zorgverlener met certificaat
• Rol – Zorgverlener zonder certificaat
• Rol – Indicatiesteller zorgbudgetten

Aan zorgverleners van ouderenvoorzieningen kan één rol toegekend worden:

• Rol – Zorgverlener met certificaat
• Rol – Zorgverlener zonder certificaat