Hoe vraagt u de klassieke VIPA-subsidies aan?

Voortraject

Wilt u een VIPA-aanvraag opstarten? 

• Stuur een e-mail naar bouwtechnischteam.vipa@vlaanderen.be met de vraag om een VIPA-aanvraag op te starten. 
• Een bouwtechnisch adviseur, die u gedurende het hele VIPA-traject zal begeleiden:
  • stuurt u een e-mail met een link naar uw dossiernummer, waarmee u inlogt in eVIPA. 
    Heeft u hulp nodig bij het inloggen in eVIPA? Raadpleeg 'Hoe begint u eraan?'
  • start met u het VIPA-voortraject op. 

Vragen over het financiële luik van uw project?

• Contacteer ons financieel team.

1. Hoe en met welke documenten?

Dien uw subsidieaanvraag met alle nodige documenten in via eVIPA, het digitale loket van het VIPA.

2. Stappen na uw indiening

U krijgt:

• een ontvangstbewijs dat we uw dossier goed hebben ontvangen

• een bericht van ontvankelijkheid of de vraag om ontbrekende stukken aan te leveren

Het VIPA: 

• ontvangt binnen de 120 dagen na de ontvankelijkheidsdatum van uw aanvraag een eerste evaluatie: die gebeurt door een bouwtechnisch en financieel adviseur van het VIPA en door een  adviseur van de functioneel bevoegde entiteit (Departement Zorg, Agentschap Opgroeien of Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap . 

• legt de subsidieaanvraag met de 3 adviezen van de eerste evaluatie en een beslissingsvoorstel voor aan de inspecteur van Financiën.

• legt de subsidieaanvraag en het beslissingsvoorstel, na positief advies van de inspecteur van Financiën, voor aan de minister, op voorwaarde dat u een omgevingsvergunning heeft bezorgd.

3. Beslissing door de minister: uw subsidiebelofte

De minister kan daarop het subsidiebedrag voor uw project goedkeuren in de vorm van een ‘subsidiebelofte’. Vanaf dan legt het VIPA de subsidie vast in zijn budget en bent u zeker van het subsidiebedrag voor uw infrastructuurproject. Pas dan kan u de bestelling plaatsen of het startsignaal geven voor de werken.

Stuur onmiddellijk het bewijs (een kopie volstaat) van het aanvangsbevel voor de aannemer, de bestelling van uitrusting en meubilair of de aankoopakte van een bestaand gebouw naar het VIPA. De datum van het bevel van aanvang (de datum van de brief die de aanvang beveelt en niet de datum van de aanvang van de werken zelf) of van de bestelling is van belang voor de indexering van het subsidiebedrag met de bouwindex.

Betaling subsidies voor aankoop met of zonder verbouwing

• in 2 schijven (90% en 10%)

• betaling 90% bij het voorleggen van de authentieke akte en de kostennota van de notaris. 

• betaling 10% ten vroegste één jaar na de ingebruikname van de infrastructuur en ten laatste 6 jaar na de authentieke akte van aankoop aanvragen. 

Betaling subsidies voor uitrusting

• betaald na de goedkeuring van de leveringen door VIPA en na de indiening van het proces-verbaal van voorlopige oplevering en de eindafrekening. 

• Betaling ten laatste  opgevraagd binnen de 3 jaar na de bestelling.

Betaling subsidies voor werken

U ontvangt het subsidiebedrag in 5 uitbetalingsschijven, telkens na een evaluatiemoment of een update van gunningen of facturen in functie van de vordering van de werken. 

• Schijf 1: 25% van de subsidie na de eerste factuur en het overzicht van de gunningen

• Schijf 2: 25% na 50% voortgang van de werken, met update van de gunningen en aanvraag van de tweede evaluatie.

• Schijf 3: 25% na 75% voortgang van de werken,  met update van de gunningen

• Schijf 4: 15% bij ingebruikname, na een positieve tweede evaluatie.

• Schijf 5: 10% ten vroegste 1 jaar na ingebruikname, na een positieve derde evaluatie. Die evaluatie gaat de definitieve oplevering en de eindafrekening na. 

• Evaluatie 2 tijdens de werken om de voortgang van het project op te maken

• Vraag uw evaluatie 2 met de nodige documenten aan samen met uw aanvraag 2e betalingsschijf

• Evaluatie 2 stelt conformiteit met subsidiebelofte vast en controleert de toepassing van de principes van de wetgeving overheidsopdrachten.

• Een positieve evaluatie 2 is een voorwaarde voor de betaling van de vierde schijf bij ingebruikname.

• Meld de datum van ingebruikname van het gebouw aan het VIPA

• Vraag uw evaluatie 3 ten vroegste 1 jaar na de datum van ingebruikname van het gebouw aan

  • De werken zijn allemaal definitief opgeleverd, of u bent nog in het proces van definitieve oplevering. 
  • Het kunstwerk is gerealiseerd. 
  • De eindafrekening is beschikbaar, de finale bouwkost kan vastgesteld worden op basis van de eindafrekening. 

• Een positieve evaluatie 3 is een voorwaarde voor de betaling van de vijfde en laatste schijf.